Vnitřní předpis o whistleblowingu

PREAMBULE
1. Naše společnost již od svého vzniku dbá na svoji dobrou pověst, a proto klade důraz na čestné, zákonné, etické a transparentní jednání jak uvnitř společnosti, tak vůči zákazníkům, dodavatelům i jiným třetím osobám.
2. Naše společnost netoleruje protiprávní jednání a snaží se vždy činit vše pro to, aby eliminovala možnost protiprávního jednání ze strany svých zaměstnanců, statutárních orgánů i jiných osob.
3. Tímto předpisem zavádíme vnitřní oznamovací systém, který umožní oznamovat možné protiprávní jednání a chránit Oznamovatele před odvetnými opatřeními, čímž přispějeme k formování firemní kultury ve společnosti a rozvoji profesionálního a poctivého podnikání.
4. Prioritou naší společnosti je vytvoření takového systému a firemního prostředí, které umožní oznámit podezření na trestný čin, přestupek či jiné škodlivé jednání bez obav z postihu a s jistotou, že všechny podněty budou řádně prošetřeny a v případě pochybení budou přijata příslušná opatření ke zjednání nápravy.
ÚVODNÍ USTANOVENÍ
1. Tento vnitřní předpis je závazný pro všechny zaměstnance spol. ELEKTRODESIGN ventilátory, spol. s r.o., IČ: 248 28 122, se sídlem Boleslavova 53/15, 140 00 Praha 4 („naše společnost“), kteří jsou k ní v pracovním nebo obdobném poměru, kterým se rozumí např. právní vztah na základě dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti atd. Tento vnitřní předpis se vztahuje na fungování vnitřního oznamovacího systému, který jsme zavedli podle zákona o č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů („Zákon“).
2. Cílem tohoto předpisu je především:
  (i) podpořit Oznamovatele a postavit najisto, že Oznamovatel nebude v žádném případě znevýhodněn v důsledku Oznámení, která podá v dobré víře, což je zajištěno především důvěrnou povahou komunikace mezi Oznamovatelem a Příslušnou osobou;
  (ii) zavést co nejlepší, nejtransparentnější a nejpřístupnější oznamovací systém, díky čemuž Pracovníci nebudou mít potřebu se obracet na jakékoli externí systémy; a
  (iii) urychlit reakci na zjištěná porušení a najít řešení v rané fázi.
3. Našim Pracovníkům doporučujeme, aby přednostně oznamovali závažná pochybení, která zjistili, postupem podle tohoto vnitřního předpisu. Tento postup je nastaven tak, aby byla maximálně chráněna důvěrnost jejich totožnosti i jejich Oznámení, a dále tak, aby k vyhodnocování Oznámení docházelo včas.
4. Cílem našeho oznamovacího systému naopak není podpora křivých obvinění a pomluv. Taková jednání mohou být postihnuta prostředky pracovního, občanského, přestupkového i trestního práva, a naše společnost je proto v žádném případě nepodporuje.
5. Tímto ani jiným článkem tohoto vnitřního předpisu není dotčeno právo Pracovníka využít externí oznamovací systém, který provozuje Ministerstvo spravedlnosti.
DEFINICE ZÁKLADNÍCH POJMŮ
1. Pro účely tohoto vnitřního předpisu mají následující pojmy dále uvedený význam:
  a) „naše společnost“ má význam uvedený v čl. 2. odst. 1 tohoto vnitřního předpisu.
  b) „Oznamovatelem“ jsou Pracovníci, kteří mohou v rámci interního nebo externího systému předat informace, které by mohly být předmětem Oznámení, nebo kteří již Oznámení učinili.
  c) „Oznámení“ má význam uvedený v čl. 4. odst. 1 tohoto vnitřního předpisu.
  d) „Pracovníci“ znamená všechny osoby zaměstnané v naší společnosti bez ohledu na jejich funkci, které u nás působí (včetně agenturních zaměstnanců), a dále osob, které o práci u nás usilují nebo kterým již pracovní nebo obdobný právní poměr u naší společnosti skončil.
  e) „Protiprávním jednáním“ se rozumí jednání, k němuž došlo nebo má dojít u naší společnosti a které má znaky trestného činu, nebo přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000 Kč, nebo které porušuje Zákon a/nebo které porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie, jak tyto blíže vymezuje Zákon;
  f) „Příslušnou osobou“ se rozumí námi pověřený člověk či právnická osoba, je(n)ž ve vztahu k Oznámením a objasňování rozhodných skutečností není vázán(a) pokyny naší společnosti a který/která má povinnost dodržovat obsah tohoto vnitřního předpisu.
  g) „Represí“ se rozumí jakékoli jednání v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností Oznamovatele, které je reakcí na Oznámení (a/nebo bylo Oznámením vyvoláno) a které Oznamovateli a/nebo Společně chráněné osobě může způsobit újmu (§ 4 odst. 1 Zákona).
  h) „Společně chráněnou osobou“ se rozumí osoba s vazbou na Oznamovatele, která nemůže být vystavena Represi v souvislosti s dobrověrným Oznámením a kterou se rozumí:
  – osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem Oznámení, podání Oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti;
  – osoba, která je ve vztahu k Oznamovateli osobou blízkou;
  – osoba Oznamovatelem ovládaná; nebo
  – jiná osoba spadající do některé z kategorií dle § 4 odst. 2 Zákona.
  i) „Zákon“ má význam uvedený v čl. II. odst. 1 tohoto vnitřního předpisu.
ZÁKLADNÍ PRÁVA A PONINNOSTI PRACOVNÍKŮ
1. Pracovníci mají právo oznámit informace o možném Protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u naší společnosti, nebo u jiné osoby, se kterou byli nebo jsou v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti pro naši společnost, a které:
  a) mají znaky trestného činu;
  b) mají znaky přestupku, za nějž zákon stanoví sazbu pokuty s horní hranicí alespoň 100.000 Kč;
  c) porušuje Zákon (o ochraně oznamovatelů); nebo
  d) porušuje jiný právní předpis ČR nebo EU v oblasti:
  – finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů;
  – daně z příjmů právnických osob;
  – předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
  – ochrany spotřebitele;
  – souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti;
  – bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích;
  – ochrany životního prostředí;
  – bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví;
  – radiační ochrany a jaderné bezpečnosti;
  – hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek;
  – ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví;
  – ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů;
  – ochrany finančních zájmů Evropské unie; nebo
  – fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.
2. Pokud má Pracovník důvod se domnívat, že skutečnosti, které chce oznámit, představují trestný čin a/nebo mohou způsobit vážnou újmu naší společnosti nebo třetím osobám, má mj. z důvodu loajality vůči naší společnosti povinnost takové skutečnosti oznámit postupem dle tohoto vnitřního předpisu. Povinnost dle tohoto odstavce není dána, pokud již jsou předmětné skutečnosti naší společnosti známy a/nebo pokud by v daném případě existovalo zákonné právo Pracovníka odepřít výpověď, popř. pokud by ve vztahu k těmto skutečnostem byla dána jeho zákonná povinnost mlčenlivosti.
3. Pracovník smí uveřejnit informace, které mohou tvořit obsah Oznámení (tj. především je předat do médií, zveřejnit na sociálních sítích či na internetových stránkách) pouze tehdy, pokud:
  a) podal Oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a Ministerstvu spravedlnosti nebo pouze Ministerstvu spravedlnosti, pokud zároveň ve lhůtách stanovených Zákonem nebylo přijato vhodné opatření, zejména pokud Příslušná osoba neposoudila důvodnost Oznámení podle § 12 odst. 3 Zákona, naše společnost nepřijala jiné vhodné opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu podle § 12 odst. 5 Zákona, nebo státní zaměstnanec podle § 13 Zákona neposoudil Oznámení podle § 17 odst. 1 Zákona;
  b) má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v Oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy; nebo
  c) má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání Oznámení Ministerstvu spravedlnosti existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že on nebo Společně chráněná osoba budou vystaveni odvetným opatřením nebo že bude ohrožen postup podle hlavy III. Zákona (která upravuje působnost Ministerstva spravedlnosti).
4. Příslušná osoba je při posuzování důvodnosti Oznámení oprávněna:
  a) požadovat prokázání totožnosti Pracovníka nebo jiné osoby zúčastněné na prošetřování, a to např. předložením zaměstnaneckého identifikačního průkazu;
  b) požadovat sdělení údajů a předložení nebo zpřístupnění listin, audiovizuálních a digitálních záznamů a jiných věcí, které mohou souviset s Oznámením;
  c) pořizovat si z předložených nebo zpřístupněných listin elektronické obrazy, výpisy, opisy nebo kopie;
  d) pořizovat si kopie předložených nebo zpřístupněných audiovizuálních a digitálních záznamů;
  e) pořizovat se souhlasem Pracovníka nebo jiné osoby zúčastněné na prošetřování zvukový nebo obrazově zvukový záznam jejich ústního projevu;
  f) vstupovat do všech prostor, kde mohou být zjištěny skutečnosti a/nebo získány podklady, které mohou souviset s Oznámením.
5. Příslušná osoba je při prošetřování dále oprávněna požadovat od Pracovníka nebo od jiné osoby zúčastněné na prošetřování ústní vysvětlení, jehož podání mohou odmítnout. O průběhu a obsahu vysvětlení sepíše Příslušná osoba záznam, nebo pořídí zvukový či obrazový záznam. Tím není dotčena povinnost zachovávat důvěrnost podle Zákona a tohoto vnitřního předpisu.
6. Příslušná osoba je dále oprávněna požadovat od Pracovníků v přiměřené lhůtě zpracování odborného stanoviska ke skutkovým otázkám, které souvisí s Oznámením. Tím není dotčena povinnost zachovávat důvěrnost podle Zákona a tohoto vnitřního předpisu.
Základní procesní pravidla
1. Oznámení může být podáno písemně, ústně nebo v obou formách. Oznamovatel by měl k Oznámení přiložit co nejúplnější popis zjištěných skutečností a příslušné dokumenty (má-li je k dispozici). Výslovné pojmenování rizik plynoucích ze zjištěných skutečností obvykle zvyšuje hodnotu informace pro naši společnost. Pokud Oznámení neobsahuje všechny potřebné informace či údaje, může Příslušná osoba vyzvat Oznamovatele k jejich doplnění.
2. Ústní hlášení lze podat formou hlasové nahrávky, kterou Oznamovatel nahraje do webového rozhraní pro podávání oznámení. O ústním Oznámení se pořídí jeho přepis za předpokladu, že s tím Oznamovatel souhlasí. Příslušná osoba umožní Oznamovateli, aby se k přepisu vyjádřil, a takové vyjádření se přiloží k přepisu. Nevysloví-li Oznamovatel s pořízením přepisu souhlas, nesmí ho Příslušná osoba pořídit. V takovém případě bude sepsán záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního Oznámení. Příslušná osoba umožní Oznamovateli, aby se k záznamu vyjádřil, a takové vyjádření se k záznamu přiloží. Obdobně se postupuje, nebude-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku ústního Oznámení.
3. Na žádost Oznamovatele může být Oznámení učiněno také v rámci fyzického setkání, které musí být Oznamovateli umožněno do čtrnácti (14) dnů od jeho žádosti. Ohledně dokumentace setkání se použijí pravidla předchozího odstavce.
4. Oznamovatel, který podává Oznámení písemně, tak může učinit:
  a) doručením dopisu prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb na adresu pro doručování k rukám Příslušné osoby s tím, že taková zásilka by měla být označena nápisem „Důvěrné, pouze k rukám příslušné osoby“ či jiným obdobným textem („Neotevírat, whistleblowing“ apod.) – ostatní Pracovníci nejsou oprávněni takto označenou obálku v žádném případě otevřít a jsou povinni ji předat přímo Příslušné osobě;
  b) prostřednictvím elektronické komunikace, a to v rámci rozhraní ZDE.
5. Postup při řešení oznámení je následující: (i) Příslušná osoba přijímá oznámení a zajišťuje jejich předběžné posouzení. (ii) Není-li oznámení přípustné, tj. věcně nespadá do působnosti Zákona, dohodnou se Příslušná osoba a zástupce naší společnosti na předání oznámení jiné oprávněné osobě. O této skutečnosti bude Příslušná osoba informovat Oznamovatele (je-li komunikace s Oznamovatelem možná). (iii) Pokud je Oznámení přípustné, je Příslušná osoba povinna zajistit ve spolupráci s naší společností prověření důvodnosti oznámení. (iv) Po prověření Oznámení navrhne Příslušná osoba jednateli naší společnosti, popř. jiné pověřené osobě, opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané Oznámení s tím, že jednatel či jiná osoba, které bylo opatření navrženo, jsou povinni buďto zajistit projednání, schválení a přijetí těchto opatření, nebo zajistit, aby Klient přijal jiná vhodná opatření. (v) Příslušná osoba je povinna zaevidovat Oznámení a související data v souladu se Zákonem a zaslat Oznamovateli v zákonných lhůtách potřebná vyrozumění (pokud je komunikace s Oznamovatelem možná).
6. Příslušná osoba neprodleně po obdržení Oznámení zahájí proces k objasnění skutečností, které jsou předmětem Oznámení. V rámci tohoto procesu může mít Příslušná osoba doplňující dotazy na Oznamovatele (pokud jí Oznamovatel umožnil, aby ho kontaktovala). Oznamovatel se zavazuje tyto dotazy Příslušné osoby zodpovědět a poskytnout jí další požadovanou součinnost.
7. Příslušná osoba musí zachovávat mlčenlivost o osobě Oznamovatele, pokud Oznamovatel výslovně nesouhlasí s odhalením své totožnosti. Povinnost Příslušné osoby neodhalit totožnost Oznamovatele neplatí pouze v případě, že právní předpis ukládá Příslušné osobě povinnost odhalit totožnost Oznamovatele.
8. Příslušná osoba potvrdí Oznamovateli přijetí Oznámení do sedmi (7) dnů od jeho přijetí. Takové potvrzení může mít též formu automatické zprávy. Povinnost Příslušné osoby tohoto odstavce není dána v případě, že: (i) totožnost Oznamovatele není Příslušné osobě známa; a/nebo (ii) jestliže je zřejmé, že by takovým postupem byla prozrazena totožnost Oznamovatele; a/nebo (iii) jestliže o to Oznamovatel požádal.
9. Příslušná osoba neprodleně prověří skutečnosti z Oznámení a zahájí nezbytná následná šetření. V rámci šetření zejména prověří pravdivost a oprávněnost tvrzení uvedených v Oznámení a v případě potřeby navrhne naší společnosti přijetí opatření proti oznámenému nedostatku, popř. proces jinak ukončí. Odpovědná osoba může také zadat interní šetření, jehož průběh nadále sleduje, popř. koordinuje. Šetření se provádí s maximální důvěrností v okruhu nejmenší možné skupiny osob (a to především s takovými osobami, které pracují v oblasti, které se Oznámení týká a/nebo u nichž lze předpokládat, že mohou napomoci k objasnění rozhodných skutečností). Opatřeními ve smyslu tohoto odstavce mohou být např. udělení pokynu protiprávně jednající osobě; zamezení přístupu takové osobě k zařízením či do prostor naší společnosti; změna zařazení či povinností takové osoby či (dočasné) přerušení spolupráce s ní, je-li to možné. Příslušná osoba nenavrhne taková opatření, kterými by mohlo dojít k vyzrazení totožnosti Oznamovatele nebo Společně chráněné osoby nebo ke zmaření nebo ohrožení účelu trestního řízení či řízení o přestupku, popř. o jednání majícího znaky přestupku.
10. Pokud Příslušná osoba dojde k závěru, že došlo k Protiprávnímu jednání, oznámí tuto skutečnost členům statutárního orgánu naší společnosti s výjimkou takových členů, kterých se Protiprávní jednání přímo týká, popř. pokud se Protiprávní jednání týká všech členů statutárního orgánu Společnosti, oznámí Příslušná osoba tuto skutečnost členům kontrolního orgánu. V tomto oznámení uvede Příslušná osoba také navrhovaná nápravná opatření, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k vyzrazení totožnosti Oznamovatele nebo Společně chráněné osoby nebo ke zmaření nebo ohrožení účelu trestního řízení či řízení o přestupku, popř. o jednání majícího znaky přestupku; v takovém případě navrhne Příslušná osoba nápravná opatření v okamžiku, kdy tyto okolnosti nebudou bránit jejich přijetí.
11. Za účelem prošetření Oznámení:
  a) jsou Pracovníci povinni poskytovat Příslušné osobě součinnost a odpovědět na žádost Příslušné osoby v přiměřené lhůtě, kterou jim k tomu Příslušná osoba určí;
  b) je Příslušná osoba oprávněna vyžadovat dokumenty potřebné pro posouzení;
  c) je Příslušná osoba oprávněna požadovat vysvětlení a vstupovat do kanceláří a jiných prostor naší společnosti.
  Tento odstavec platí i tehdy, pokud by při jeho plnění mělo dojít či došlo k porušení povinnosti mlčenlivosti založené smlouvou, zákonem č. 280/2009 Sb., daňovým řádem, ve znění pozdějších předpisů, nebo jinými právními předpisy upravujícími výkon práce.
12. Příslušná osoba může s Oznámením naložit některým z následujících způsobů:
  a) pokud shledá, že je důvodné, navrhne naší společnosti opatření k předejití nebo nápravě zjištěného protiprávního stavu;
  b) pokud shledá, že je nedůvodné, bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v Oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že Oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí Oznamovatele o právu podat Oznámení u orgánu veřejné moci; nebo
  c) pokud shledá, že Oznámení není oznámením podle Zákona (např. se netýká protiprávních jednání ve smyslu čl. IV. odst. 1 tohoto vnitřního předpisu), bez zbytečného odkladu o tom vyrozumí Oznamovatele.
13. Pokud Oznamovatel zahltí oznamovací systém vulgaritami, popř. na první pohled nepodloženými sděleními, je možné taková sdělení vyřídit s tím, že se vůbec nejedná o Oznámení ve smyslu tohoto vnitřního předpisu ani ve smyslu Zákona. Pokud by reakce na taková sdělení mohla ohrozit řádné fungování oznamovacího systému a/nebo pokud by tato sdělení představovala zjevné zneužití práva, může je Odpovědná osoba zcela ignorovat. V takovém případě platí pouze dokumentační povinnost upravená níže v článku X. tohoto vnitřního předpisu.
14. Oznamovatel má právo na informace o výsledku prověřování svého Oznámení a o případných opatřeních, která byla v důsledku Oznámení přijata. To neplatí, pokud bylo Oznámení učiněno anonymně. Informace ve smyslu tohoto odstavce bude Oznamovateli poskytnuta nejpozději do třiceti (30) dnů od přijetí Oznámení. Tato lhůta může být v případech, které jsou skutkově nebo právně složité, prodloužena až o dalších třicet (30) dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je Příslušná osoba povinna vyrozumět Oznamovatele před jejím uplynutím, ledaže:
  a) Oznamovatel výslovně požádá Příslušnou osobu, aby ho nevyrozumívala;
  b) Oznamovatel nesdělil Příslušné osobě své kontaktní údaje; nebo
  c) je zřejmé, že by takovým vyrozuměním došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele.
  Právo Oznamovatele na informace platí i v případě, že ani po uplynutí shora uvedené lhůty není k dispozici definitivní výsledek šetření. V takovém případě obsahuje informace údaj o aktuálním stavu šetření.
15. Dojde-li Oznámení jiné osobě než je Příslušná osoba, musí tato jiný osoba bezodkladně postoupit Oznámení Příslušné osobě k vyřízení, a to způsobem, který zajistí zachování důvěrnosti obsahu Oznámení i totožnosti Oznamovatele. Z evidence dokumentů vedené jinou osobou musí být zároveň vymazány veškeré informace týkající se takového Oznámení, pokud je to možné.
OCHRANA OBVINĚNÝCH OSOB
1. Osoby, kterým Oznámení vytýká protiprávní jednání, budou neprodleně informovány o podezřeních a požádány o vyjádření, pokud tím nebude významně narušeno nebo ohroženo objasnění Oznámení – v takovém případě budou obviněné osoby informovány neprodleně, jakmile nebezpečí pomine. Oznámení obviněným osobám nesmí obsahovat žádné informace, které by umožňovali odhalit totožnost Oznamovatele.
2. Pokud Příslušná osoba zjistí, že Oznamovatel učinil nepravdivé Oznámení o protiprávním jednání obviněné osoby, aniž měl oprávněné důvody se domnívat, že se toto Oznámení zakládá na pravdivých informacích, informuje Příslušná osoba o této skutečnosti obviněnou osobu.
ANONYMNÍ OZNÁMENÍ
1. Je žádoucí, aby Oznamovatelé při Oznámení uvedli údaje, které umožní jejich další kontaktování s cílem objasnit rozhodné skutečnosti. Poskytnutí takových údajů zároveň zvyšuje důvěryhodnost podaného Oznámení. Pokud však Oznamovatelé takové údaje poskytnout nechtějí, zejména z důvody obav před Represemi, mohou podat Oznámení také anonymně.
OCHRANA OZNAMOVATELE A TŘETÍCH OSOB ZMÍNĚNÝCH V OZNÁMENÍ
1. Při procesu zpracování Oznamování a následných opatřeních musí být zachována důvěrnost totožnosti Oznamovatele a veškerých třetích osob zmíněných v Oznámení.
2. Naše společnost zajistí, aby k informacím z Oznámení neměly přístup neoprávněné osoby, kterými se rozumí všechny právnické a fyzické osoby, které nejsou odpovědné za přijímání oznámení a přijímání následných opatření a které se neúčastní procesu šetření. To platí především pro všechny informace, z nichž lze přímo či nepřímo odvodit totožnost Oznamovatele.
3. Důvěrnost totožnosti Oznamovatele je chráněna zejména tím, že:
  a) veškeré komunikační kanály jsou provozovány bezpečným způsobem a přístup k nim má pouze Příslušná osoba po zadání hesla (nad rámec zadání přihlašovacích údajů do počítače);
  b) telefonní linka na Příslušnou osobu je přímá, nepodléhající přepojování jinou osobou;
  c) Pracovníci jsou tímto předpisem výslovně poučeni o zákazu otevírat zásilku označenou nápisem „Důvěrné, pouze k rukám příslušné osoby“ či jiným podobným textem a o své povinnosti předat takovou zásilku přímo Příslušné osobě;
  d) k evidenci údajů o přijatých Oznámeních, dokumentům souvisejícím s Oznámeními a uchovávaným Oznámením má přístup pouze Příslušná osoba a tato data jsou uchovávána bezpečným způsobem, odděleně od jiných dat naší společnosti;
  e) Příslušná osoba je vázána mlčenlivostí o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti, a to i po ukončení této činnosti, o čemž je poučena a o poučení je podepisován záznam. resp. je zaznamenáno ve smlouvě;
  f) naše společnost dbá při výběru Příslušné osoby nejen na to, aby Příslušná osoba splňovala zákonné podmínky pro výkon této činnosti, avšak aby disponovala též dostatečnými odbornými znalostmi, morální vyspělostí a byla zárukou nestranného plnění svých úkolů;
  g) informace o totožnosti Oznamovatele a Společně chráněných osob je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je Příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů (v takovém případě je povinna o tom předem Oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout a umožnit Oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil).
4. Pracovník, který podá Oznámení v souladu s právními předpisy, nesmí být vystaven Represi ani hrozbě Represe. Práva na ochranu před Represí se nelze vzdát. Toto právo na ochranu přísluší také Společně chráněným osobám.
5. Pracovník, který učiní opatření vedoucí k neoprávněné Represi Oznamovatele, porušuje tento vnitřní předpis a musí strpět opatření, která vůči němu naše společnost v důsledku předmětného porušení přijme.
6. Důvěrnost je povinna zachovávat každá osoba, která k chráněné informaci nebo osobnímu údaji získá přístup.
POSTAVENÍ PŘÍSLUŠNÉ OSOBY
1. Postavení, znalosti, schopnosti, dovednosti a vlastnosti Příslušné osoby nesmí zavdávat důvod k pochybnosti o tom, že svou činnost vykonává řádně a nestranně.
2. Příslušné osobě nelze udělovat pokyny, ani její činnost jinak ovlivňovat způsobem, který by mařil nebo ohrožoval její řádný výkon. Předchozí větou není dotčena možnost kontroly řádného výkonu činnosti Příslušné osoby nadřízeným vedoucím zaměstnancem, a to za podmínky zachování požadavku nestrannosti a důvěrnosti informací souvisejících s Oznámením podle tohoto vnitřního předpisu a podle Zákona.
3. Příslušná osoba bezodkladně předá Oznámení k vyřízení jiné Příslušné osobě, lze-li vzhledem k jejímu poměru vůči Oznamovateli, obviněné osobě nebo k informacím uvedeným v Oznámení důvodně pochybovat o její nestrannosti. Pokud nelze Oznámení předat k vyřízení jiné Příslušné osobě, uvědomí o tom Příslušná osoba Oznamovatele a poučí ho o právu podat Oznámení prostřednictvím vnějšího oznamovacího systému v působnosti Ministerstva spravedlnosti.
EVIDENCE A UCHOVÁVÁNÍ OZNÁMENÍ
1. Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých Oznámeních, a to v rozsahu:
  a) datum přijetí Oznámení;
  b) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa Oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li Příslušné osobě tyto údaje známy;
  c) shrnutí obsahu Oznámení a identifikace osoby, proti které Oznámení směřovalo, popř. které se Oznámení jinak dotýká, pokud Příslušná osoba její totožnost zná; a
  d) datum ukončení posouzení důvodnosti Oznámení a jeho výsledek (vč. případných navržených a přijatých preventivních nebo nápravných opatření).
2. Příslušná osoba uchovává oznámení a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
3. Cílem evidence a uchovávání informací o podaných Oznámeních je umožnit kontrolu skrze vnitřní kontrolní systémy naší společnosti i skrze kontrolní systémy orgánů veřejné moci. Do evidence podle odstavce 1 má přístup pouze Příslušná osoba.
ZABEZPEČENÍ A OCHRANA ÚDAJŮ
1. Naše společnost zajistí, aby v rámci postupu dle tohoto vnitřního předpisu docházelo k dodržování příslušných pravidel o ochraně osobních údajů. Kontaktní i jiné údaje Oznamovatele jsou určeny výlučně pro učinění Oznámení a jeho prověření a nejsou využívány pro jiné (např. pracovní) účely.
2. Osobní údaje shromážděné v průběhu postupu podle tohoto vnitřního předpisu budou vymazány, jakmile pomine právní základ pro jejich zpracování.
3. Osobní údaje se ve vztahu k Oznámení zpracovávají na základě čl. 6 odst. 1 písm. c), e) nebo f) obecného nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“). Zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 odst. 1 GDPR je možné ve vztahu k oznámení zpracovávat na základě čl. 9 odst. 2 písm. e), f) nebo g) GDPR.
4. Informační povinnost podle čl. 13 a 14 GDPR je třeba plnit za současného zachování důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu. Výkon práva na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR lze subjektu údajů v souladu s čl. 23 GDPR umožnit pouze za předpokladu, že bude zachována důvěrnost totožnosti oznamovatele a dalších osob uvedených v Oznámení.
5. Žádost o přístup k osobním údajům týkajících se Oznámení předá osoba pověřená výkonem agendy ochrany osobních údajů k vyřízení Příslušné osobě. Zjistí-li Příslušná osoba, že v souvislosti s Oznámením nejsou žádné údaje vedeny nebo, že se uplatní výjimka z povinnosti takovou informaci poskytnout, žádost bez dalšího odloží.
6. Povinnost oznámit porušení zabezpečení osobních údajů (bezpečnostní incident) subjektu údajů se za současného zachování důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu vztahuje rovněž na Příslušnou osobu.
7. Na zpracování osobních údajů v souvislosti s Oznámením se nevztahuje povinnost posouzení vlivu zpracování osobních údajů na ochranu osobních údajů. Bližší podrobnosti o ochraně osobních údajů naleznete na ZDE.
8. Všechny osoby s oprávněním přístupu do oznamovacího systému pracují samostatně, pokud jde o jejich úkoly v souvislosti s oznamovacím systémem, a nejsou proto vázány pokyny naší společnosti. Tyto osoby jsou proškoleny o fungování systému a pravidel pro jeho používání.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1. Naše společnost zajistí, aby Příslušná osoba byla řádně poučena o právech a povinnostech, které pro ni vyplývají ze Zákona a tohoto vnitřního předpisu.
2. Naše společnost zveřejní na svých internetových stránkách informace:
  a) o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a Ministerstva spravedlnosti;
  b) označení Příslušné osoby, její telefonní číslo a adresu elektronické pošty a/nebo jinou adresu pro doručování; a
  c) že nevylučuje přijímání Oznámení od osob, které pro ni nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona.
3. Tento vnitřní předpis se stává platným a účinným dne 15. 12. 2023 a vydává se na dobu neurčitou. Naše společnost může tento vnitřní předpis změnit formou vydání jeho nového úplného znění, které bude oznámeno vždy nejméně jeden (1) týden před účinností příslušných změn.
4. Pokud by jednotlivé body tohoto předpisu pozbyly platnosti nebo účinnosti, např. v důsledku nových právních předpisů nebo judikatury, zůstávají ostatní ustanovení nedotčena.

V Brandýse nad Labem – Staré Boleslavi dne 12. 12. 2023

Ing. Petr Koutník, Ph.D.
jednatel

Vnitřní předpis o whistleblowingu

Kontaktujte nás